Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Türkçe — Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Son güncelleme: 22 Ekim 2026 · Sürüm: 1.1

Bu metin, ADEPA ELEKTRONİK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’nin (“AdepaTrade”, “biz”) adepatrade.com web sitesini ziyaret ettiğinizde, bize teklif talebi (RFQ) veya soru gönderdiğinizde ya da talebinizle ilgili bize e-posta gönderdiğinizde kişisel verilerinizi nasıl işlediğini açıklar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) madde 10 kapsamındaki aydınlatma metnimizdir. Çerezler Çerezler bölümünde açıklanmıştır.

1. Veri sorumlusu

2. Bu metnin kapsamı

AdepaTrade, elektrik güç ekipmanlarında uluslararası, işletmeler arası (B2B) tedarik ve proje tedariki şirketidir. Müşterilerimiz Türkiye’de veya yurt dışında bulunabilir. Bu metin şu kişileri kapsar:

• web sitemizi ziyaret edenler;
• web sitemizdeki form aracılığıyla, genellikle bir şirket adına (ör. yüklenici, geliştirici, satın alma ekibi, mühendislik veya danışmanlık firması ya da sanayi veya altyapı tesisi sahibi/işletmecisi) teklif talebi veya genel soru gönderenler;
• talepleriyle ilgili belgeleri bize e-posta ile gönderenler.

3. Hangi kişisel verileri işliyoruz?

3.1 Teklif Talebi Aydınlatma Metni

Form, seçtiğiniz talep türüne göre farklı alanlar gösterir. Gönderdiğiniz bilgilere göre şu veriler işlenebilir:

• Sağladığınız kimlik ve iletişim bilgileri: adınız soyadınız, şirketiniz ve kuruluş türünüz, kurumsal e-posta adresiniz, telefon numaranız ve ülkeniz.
• Talep ve proje bilgileriniz: talep türü; proje adı veya referansı; proje konumu ve aşaması; hedef teslim zamanı ve teslim şekli (ör. Incoterms); ürün aileleri ve sistem satırları (açıklama, değerler, miktarlar); uygulanacak standartlar; özel teknik gereksinimler; saha mühendislik denetimi veya devreye alma desteğini görüşmek isteyip istemediğiniz.
• Mesajlarınız: formda yazdığınız serbest metin mesajlar.
• Sınırlı teknik ve güvenlik verileri: IP adresinizin korumalı (anahtarlı özet / keyed hash) hâli, formun gönderildiği sayfa, site dili, gönderim tarihi ve saati, spam kontrollerinin sonucu ve size verilen talep referans numarası.

Güvenlik verileri nasıl kullanılır? IP adresiniz talep kayıtlarımızda açık hâliyle saklanmaz; yalnızca kötüye kullanımı önlemek ve gönderim sınırlarını uygulamak için kullandığımız anahtarlı özeti saklanır. E-posta adresinizin benzer bir anahtarlı özeti yalnızca onay e-postalarının sıklığını sınırlamak için kullanılır. Bu özetler kişisel veri olmaya devam eder (anonim değil, takma adlandırılmış veridir). Form, tarayıcınızın gönderdiği tarayıcı ve cihaz bilgisini (user-agent) toplamaz. İnsan kullanıcıların görmediği gizli bir spam önleme alanı (“honeypot”) otomatik gönderimlerin tespitine yardımcı olur. Bu şekilde engellenen gönderimler talep olarak saklanmaz ve e-posta ile iletilmez; yalnızca sınırlı bir güvenlik kaydı (IP adresinin anahtarlı özeti, zaman ve engelleme nedeni) tutulur.

Lütfen yalnızca talebiniz için gerekli bilgileri paylaşınız ve özel nitelikli kişisel veri (ör. sağlık, din veya biyometrik veri) göndermeyiniz.

3.2 Yazışmalar ve destekleyici belgeler

Web sitesi üzerinden dosya yüklenemez. Destekleyici belgeleri (ör. metraj listeleri, çizimler veya teknik şartnameler) talep referansınızı belirterek adepa@adepatrade.com adresine e-posta ile gönderebilirsiniz. Sizinle yazışmalarımızda ve bu belgelerde yer alan kişisel verileri (ör. ad, iletişim bilgileri, imza blokları, belgelerde adı geçen kişiler) işleriz.

3.3 Web sitesi ziyareti

Siteyi ziyaret ettiğinizde, barındırma hizmeti sağlayıcımız sitenin sunulması için gerekli sınırlı teknik verileri (ör. IP adresiniz ve istenen sayfa) işler. Çerezler için bölüm 11‘e bakınız.

Web sitesi istatistikleri (Plausible Analytics). Web sitemizin nasıl kullanıldığına ilişkin toplu istatistikler (ör. hangi sayfaların ziyaret edildiği ve ziyaretlerin nereden geldiği) elde etmek için Plausible Insights OÜ (Estonya) tarafından sağlanan, çerez kullanmadan çalışan Plausible Analytics hizmetini kullanırız. Yalnızca toplu sayıları görürüz. Plausible yalnızca canlı web sitesinin (adepatrade.com) herkese açık sayfalarında ve yalnızca giriş yapmamış ziyaretçiler için kullanılır.

Bir sayfa yüklendiğinde Plausible; sayfa adresini, yönlendiren web sitesini ve kampanya etiketlerini, tarayıcınızın gönderdiği tarayıcı ve cihaz bilgisinden (user-agent) elde edilen tarayıcı, işletim sistemi ve cihaz türünü, IP adresinizden elde edilen yaklaşık konumu (ülke, bölge ve şehir), sayfanın ne kadar kaydırıldığı ve sayfada geçirilen süre gibi etkileşim ölçümlerini ve tarafımızca yapılandırılan olayları işler. Plausible, IP adresinizi ve tarayıcınızın gönderdiği tarayıcı ve cihaz bilgisini (user-agent), her 24 saatte bir silinen bir değerle (“tuz”, salt) birlikte özetleyerek (hash) her gün değişen bir ziyaretçi tanımlayıcısı hesaplar; IP adreslerini ve tarayıcı ve cihaz bilgilerini (user-agent) açık hâliyle saklamaz, çerez veya kalıcı tanımlayıcı kullanmaz ve ziyaretçileri web siteleri, cihazlar veya günler arasında takip etmez.

Plausible’a gönderilen verileri şu şekilde sınırlarız:

• bağlantılardaki kampanya etiketlerinden yalnızca kaynak, ortam ve kampanya adı etiketleri, e-posta adresi, telefon numarası veya benzeri bir tanımlayıcı içermemeleri kaydıyla korunur; adresteki diğer tüm parametreler çıkarılır;
• arama terimleri ve bulunamayan sayfaların adresleri gönderilmez; bu sayfalar yalnızca arama sayfası veya “sayfa bulunamadı” sayfası olarak bildirilir;
• geldiğiniz web sitesinin adresi yalnızca alan adına indirgenir;
• Plausible’ın form gönderimlerini, dış bağlantı tıklamalarını ve dosya indirmelerini otomatik olarak izleme özellikleri kapalıdır;
• bir teklif talebi veya soru başarıyla gönderildiğinde tek bir “RFQ Submitted” (teklif talebi gönderildi) olayı kaydederiz; bu olay yalnızca talebin kategorisini (ekipman, proje, genel veya bilinmiyor) içerir ve adınızı, şirketinizi, e-posta adresinizi, telefon numaranızı, mesajınızı veya talep referans numaranızı içermez.

Ayrıntılı bilgi için Plausible’ın gizlilik politikasına, veri politikasına ve veri işleme sözleşmesine (DPA) bakınız.

4. Kişisel verileri hangi amaçlarla işliyoruz?

• soru ve taleplerinizi yanıtlamak ve size onay e-postası göndermek;
• talep ettiğinizde teklif hazırlamak ve teknik veya ticari konuları sizinle netleştirmek;
• talep ettiğiniz ekipmanın tedariki için üretici ve tedarikçilerden teknik ve ticari destek (fiyat, teknik bilgi, tedarik edilebilirlik) almak;
• talep etmeniz hâlinde saha mühendislik denetimi veya devreye alma desteğinin kapsamını görüşmek;
• müşterilerimiz ve iş ortaklarımızla ticari ilişkiyi kurmak ve yürütmek;
• web sitesinin ve formun güvenliğini sağlamak; spam, kötüye kullanım ve otomatik gönderimleri önlemek;
• web sitesini geliştirmek amacıyla web sitesinin nasıl kullanıldığını ve site üzerinden kaç talep gönderildiğini toplu olarak anlamak (bkz. bölüm 3.3);
• talep ve yazışma kayıtlarını tutmak, yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve hukuki taleplerin tespiti, kullanılması veya korunması için gerekli kayıtları saklamak.

5. Kişisel veri işlemenin hukuki sebepleri

Kişisel verileriniz KVKK madde 5/2 kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

6. Kişisel verilerin toplanma yöntemi

Elektronik ortamda: web sitemizdeki form aracılığıyla, bize gönderdiğiniz e-postalar aracılığıyla ve teknik veriler bakımından web sitesini kullanımınız sırasında otomatik yollarla (web sitesi analiz hizmetimiz dahil; bkz. bölüm 3.3).

7. Kişisel veriler kimlerle ve hangi amaçla paylaşılır?

Kişisel verileri yalnızca yukarıdaki amaçlarla ve gerekli olduğu ölçüde paylaşırız:

• Üreticiler ve tedarikçiler. Talebiniz için teknik ve ticari destek almak amacıyla, ilgili proje bilgilerini, teknik özellikleri ve ticari gereksinimleri (ör. ekipman türü, değerler, miktarlar, standartlar, proje varış yeri ve teslim şekli) seçilen üretici ve tedarikçilerle paylaşırız. Bu olağan tedarik adımı kişisel iletişim bilgilerinizi gerektirmez ve bu bilgiler rutin olarak aktarılmaz. Kişisel veriler bir üretici veya tedarikçiyle yalnızca teklif veya tedarik için gerçekten gerekli olduğunda (ör. bir teslimat irtibat kişisi ya da bize gönderdiğiniz bir teknik belgede geçen bir isim) ve yalnızca bu ölçüde paylaşılır.
• Barındırma ve kurumsal e-posta hizmeti sağlayıcısı. Web sitemiz ve kurumsal e-postamız (adepa@adepatrade.com), bu hizmetleri sunmak için verileri bizim adımıza işleyen, sözleşmeli hizmet sağlayıcımız Hostinger tarafından sağlanmaktadır. Hostinger’ın kişisel verileri nasıl işlediği, kendi gizlilik politikasında ve veri işleme sözleşmesinde (DPA) açıklanmaktadır. Bir hizmet sağlayıcı kullanılması, AdepaTrade’in veri sorumlusu olarak kendi sorumluluğunu değiştirmez.
• Web sitesi analiz hizmeti sağlayıcısı. Web sitesi analiz hizmetimiz (Plausible Analytics), 3.3. bölümde açıklanan web sitesi ziyaret verilerini veri işleyen sıfatıyla bizim adımıza işleyen Plausible Insights OÜ (Estonya) tarafından sağlanmaktadır. Plausible’ın bu verileri nasıl işlediği, kendi gizlilik politikasında, veri politikasında ve veri işleme sözleşmesinde (DPA) açıklanmaktadır. Bir hizmet sağlayıcı kullanılması, AdepaTrade’in veri sorumlusu olarak kendi sorumluluğunu değiştirmez.
• Profesyonel danışmanlar (ör. hukuk ve mali müşavirlik danışmanları), gerekli hâllerde.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları, mevzuatın gerektirdiği hâllerde.

8. Türkiye dışında işleme

Kullandığımız bazı hizmet sağlayıcılar ile birlikte çalıştığımız bazı üretici ve tedarikçiler Türkiye dışında bulunmakta veya kişisel verileri Türkiye dışında işlemektedir. Bu durum aşağıdaki hâllerde söz konusudur:

• Web sitesinin barındırılması, veritabanı ve yedekler. Form gönderimlerinin saklandığı veritabanı dahil web sitemiz Hostinger tarafından barındırılmaktadır (bkz. bölüm 7). Hostinger’ın yayımladığı veri merkezi konumları listesinde Türkiye yer almamaktadır. Barındırma hesabımızda web sitesi sunucumuz Fransa’da, yedeklerimiz ise Litvanya’da gösterilmektedir. Web sitesine yapılan bağlantılar ayrıca Hostinger’ın birden fazla ülkede faaliyet gösteren içerik dağıtım ağı (CDN) üzerinden geçebilir.
• Kurumsal e-posta. Kurumsal e-postamız (adepa@adepatrade.com) da Hostinger tarafından sağlanmaktadır. Buna, web sitesinin talebinizle ilgili olarak bize gönderebileceği bildirim e-postaları ile bize e-posta ile gönderdiğiniz belgeler de dahildir. Hostinger’ın yayımladığı konumlar arasında Türkiye yer almadığından, e-postalar da Türkiye dışında işlenmektedir. E-postalar ayrıca gönderenin ve alıcının kendi e-posta hizmet sağlayıcıları ile Hostinger’ın yayımladığı veri işleme ekinde (Data Processing Addendum) alt işleyen olarak listelenen hizmet sağlayıcılar üzerinden geçebilir.
• Web sitesi analizi. 3.3. bölümde açıklanan web sitesi ziyaret verileri, tarayıcınızın her istekle gönderdiği IP adresi ve tarayıcı ve cihaz bilgisi (user-agent) dahil, Plausible Insights OÜ tarafından Türkiye dışında, toplu web sitesi istatistikleri elde etmek amacıyla işlenmektedir. Bu veriler Avrupa Birliği içinde işlenip saklanır ve AB dışına çıkmaz; Plausible’ın sunucuları Almanya’dadır ve bu verileri işleyen alt işleyenler Hetzner (Almanya), Bunny (Slovenya) ve UpCloud’dur (Finlandiya). Bu işleme, KVKK madde 9 kapsamında kişisel verilerin yurt dışına aktarılması niteliğindedir.
• Yurt dışındaki üreticiler ve tedarikçiler. 7. bölümde açıklandığı üzere, üretici ve tedarikçilerle olağan olarak yalnızca proje ve teknik bilgileri paylaşırız; kişisel iletişim bilgilerinizi paylaşmayız. Bir teklif veya tedarik için gerçekten gerekli olduğu durumlarda, sınırlı kişisel veriler (ör. bir teslimat irtibat kişisi ya da bize gönderdiğiniz bir teknik belgede geçen bir isim) zaman zaman, yalnızca bu amaçla ve bu ölçüde, Türkiye dışındaki bir üretici veya tedarikçiyle paylaşılabilir.

Yurt dışına aktarımda güvenceler. KVKK madde 9 uyarınca kişisel veriler; Kişisel Verileri Koruma Kurulunun yeterlilik kararı, Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmeler gibi uygun güvenceler veya yalnızca arızi aktarımlar için aynı maddede sayılan sınırlı istisnai hâllerden biri çerçevesinde yurt dışına aktarılabilir. Bu metnin tarihi itibarıyla, Hostinger’ı ve Plausible Analytics’i sürekli olarak kullanmamız bakımından KVKK madde 9 kapsamında bir güvence henüz sağlanmamıştır. Bir güvence sağlanması hâlinde bu bölümü güncelleyeceğiz. Kişisel verileri Türkiye dışındaki bir üretici veya tedarikçiyle yalnızca, o aktarım için Kurulun standart sözleşmesi veya gerçekten arızi bir aktarım için madde 9/6’daki istisnalardan biri gibi KVKK madde 9 kapsamında bir yolun bulunması hâlinde paylaşacağız. Bu metin sizi söz konusu aktarımlar hakkında bilgilendirir; tek başına bir güvence oluşturmaz ve KVKK madde 9’a uyumu tek başına sağlamaz. Bu aktarımlar hakkında ek bilgi almak için bize başvurabilirsiniz (bkz. bölüm 12).

9. Bilgi güvenliği

Kişisel verileri korumak için uygun teknik ve idari tedbirler uygularız. Bunlar arasında şunlar yer alır:

• web sitesi yönetim paneline ve talep kayıtlarına erişim kimlik doğrulaması gerektirir ve yalnızca gerekli yetkilere sahip yetkili personelle sınırlıdır;
• IP adresleri talep kayıtlarında yalnızca korumalı (anahtarlı özet) hâlde saklanır;
• form gönderimleri barındırma hizmeti sağlayıcımızdaki web sitesi veritabanında saklanır; form bildirim e-postaları ise kullanıldığı durumlarda barındırma hizmeti sağlayıcımızın e-posta hizmeti üzerinden gönderilir;
• gönderim sınırları ve spam koruması formu otomatik gönderimlere ve kötüye kullanıma karşı korur.

10. Saklama süresi

Kişisel verileri; talebinizi yanıtlamak, teklif sürecini ve ticari ilişkiyi yürütmek için gerekli olduğu süre boyunca ve mevzuattaki saklama yükümlülükleri veya hukuki talepler için kayıtların korunması gerektiği sürece saklarız. Bu gereklilikler sona erdiğinde veriler ilgili mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Talebinizin kopyaları birden fazla yerde bulunabilir: web sitemizin veritabanındaki form kaydı; kurumsal e-posta kutumuza gönderilen bildirim e-postası (ve web sitesinin form sistemince tutulan kopyası); bize e-posta ile gönderdiğiniz, e-posta kutumuzda tutulan ve form kayıtlarından ayrı ele alınan belgeler; ve yedekleme döngüsü tamamlanana kadar barındırma hizmeti sağlayıcımızın yedekleri. Silme veya yok etme talebinizi değerlendirirken bunların her birini dikkate alırız.

Web sitesi istatistikleri. Plausible, istatistikleri hesaplamak için tekil olay ve ziyaret (oturum) kayıtlarını saklar; IP adreslerini ve tarayıcınızın gönderdiği tarayıcı ve cihaz bilgilerini (user-agent) açık hâliyle saklamaz ve ziyaretçi tanımlayıcısında kullanılan tuz değerini her 24 saatte bir siler. Biz yalnızca toplu istatistikleri görürüz. Bu kayıtlar, silinene kadar Plausible hesabımızda tutulur. Plausible’ın veri işleme sözleşmesine göre, web sitesinin istatistiklerini veya hesabımızı sildiğimizde veriler gecikmeksizin ve kalıcı olarak silinir; aboneliğimizin sona ermesi hâlinde de, tarafımıza önceden bildirimde bulunularak silinir.

11. Çerezler

Bu web sitesi, yalnızca aşağıdaki durumlarda kullanılan, sınırlı sayıda zorunlu veya işlevsel birinci taraf çerez kullanır. Bu web sitesinde analiz, reklam veya pazarlama çerezi kullanmıyoruz. Web sitesi istatistik hizmetimiz Plausible Analytics (bkz. bölüm 3.3) çerez kullanmadan çalışır ve kodu cihazınıza herhangi bir bilgi yazmaz. Kod, tarayıcı depolama alanında (local storage) yalnızca, mevcutsa plausible_ignore ayarını okur; bu ayar, o tarayıcıdan yapılan ziyaretleri istatistiklerimizin dışında tutmak için kullanılır.

Çerezleri tarayıcı ayarlarınızdan silebilir veya engelleyebilirsiniz. Çerezleri engellemek, personelin yönetim paneline giriş yapmasını engelleyebilir.

12. İlgili kişi olarak haklarınız (KVKK madde 11)

KVKK madde 11 uyarınca bize başvurarak:

1. kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. KVKK madde 7’de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. (5) ve (6) numaralı bentler uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Başvuru yöntemi

Kimliğinizi ve talebinizi açıkça belirterek başvurunuzu şu yollarla iletebilirsiniz:

• e-posta ile adepa@adepatrade.com adresine (konu: “KVKK Başvurusu”), daha önce tarafımıza bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden veya güvenli elektronik imza ya da mobil imza kullanarak;
• kayıtlı elektronik posta (KEP) yoluyla adepaelektronik@hs01.kep.tr KEP adresimize (konu: “KVKK Başvurusu”), kendi KEP adresinizden; veya
• posta yoluyla veya elden teslim ederek Kurtköy Mah. Rize Sk. Byvista B Blok No: 15/1, İç Kapı No: 9, Pendik / İstanbul, Türkiye adresine.

Başvurunuzda adınız soyadınız, yazılı başvurularda imzanız, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranız, yabancılar için uyruğunuz, pasaport numaranız veya varsa kimlik numaranız, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz, varsa bildirime esas e-posta adresiniz, telefon ve faks numaranız ile talep konunuz yer almalı; konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenmelidir. Başvurular Türkçe olarak yapılmalıdır. Başvurunuzu en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırırız. Başvurular kural olarak ücretsizdir; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Kimliğinizi doğrulamak için bilgi isteyebiliriz.

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen yanıtı yetersiz bulmanız veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde, yanıtımızı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVKK madde 14 uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

13. Bu metindeki değişiklikler

Bu metni, veri işleme faaliyetlerimiz veya mevzuat değiştiğinde güncelleyebiliriz. Güncel sürüm her zaman tarihiyle birlikte bu sayfada yayımlanır.

14. Dil

Bu metin Türkçe ve İngilizce olarak yayımlanmaktadır. İki metin arasında farklılık olması hâlinde Türkçe metin esas alınır.

15. İletişim

Bu metin veya kişisel verileriniz hakkındaki sorularınız için: adepa@adepatrade.com · ADEPA ELEKTRONİK TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, Kurtköy Mah. Rize Sk. Byvista B Blok No: 15/1, İç Kapı No: 9, Pendik / İstanbul, Türkiye.